Gizlilik Politikası

1Biz kimiz

KütüpLink, okul ve kurum kütüphaneleri için geliştirilen bir kütüphane yönetim sistemidir. Sistem, app.kutuplink.com.tr adresindeki web paneli ile bu politikanın konusu olan KütüpLink mobil uygulamasından oluşur. Mobil uygulama Google Play'de Inovesapp geliştirici hesabıyla yayımlanır.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında aydınlatma metni olarak da hazırlanmıştır.

2Veri sorumlusu kim

Uygulamada iki farklı türde veri bulunur ve her birinin sorumlusu farklıdır:

• Personel hesap verileri, yani uygulamaya giriş yapan yönetici ve alt yöneticilerin bilgileri için veri sorumlusu KütüpLink'tir.
• Kütüphane kayıtları, yani üyeler, kitaplar, ödünç ve sayım kayıtları için veri sorumlusu, bu kayıtları sisteme giren okul veya kurumdur. KütüpLink bu veriler için kurum adına ve kurumun talimatlarıyla çalışan veri işleyendir.

3Hangi verileri işliyoruz

Uygulamayı kullanan personelle ilgili

Kimlik ve iletişim

Ad soyad, e-posta adresi ve görev tanımı. Giriş yapmanız ve işlemi kimin yaptığının görünmesi için.

Giriş bilgileri

Şifreniz uygulamada saklanmaz; sunucuda yalnızca geri çözülemeyen biçimde tutulur. İki adımlı doğrulama açıksa e-postanıza tek kullanımlık kod gönderilir.

Oturum ve cihaz

Oturum anahtarı, cihaz adı ve işletim sistemi sürümü (örneğin "KütüpLink Android 14"), IP adresi ve son kullanım zamanı. Oturumunuzu açık tutmak ve Profil ekranında hangi cihazlarda oturum açık olduğunu göstermek için.

İşlem kayıtları

Hangi işlemin, ne zaman ve kim tarafından yapıldığı (örneğin "Ödünç verildi"). Kurum içi denetim ve hataların takibi için.

Tercihler

Açık veya koyu tema seçimi. Yalnızca cihazınızda saklanır.

Kurum adına işlenen kütüphane kayıtları

Üye bilgileri

Ad soyad, üye tipi, sınıf ve şube, üye numarası, cinsiyet; kurum girdiyse telefon, e-posta, veli adı, veli telefonu, adres ve notlar.

Ödünç kayıtları

Hangi kitabın kime, hangi tarihte verildiği; teslim tarihi, gecikme, ceza ve okuma durumu.

Katalog ve sayım

Eser adı, yazar, ISBN, demirbaş ve yer numarası gibi kitap bilgileri ile sayım kayıtları. Bunlar kişisel veri değildir.

Uygulama bu kayıtları telefonunuzda biriktirmez; ekranda gördüğünüz bilgiler her seferinde sunucudan alınır. Rehberiniz, konumunuz, fotoğraflarınız veya telefonunuzdaki diğer dosyalar okunmaz.

4Kamera ve izinler

Uygulama yalnızca iki izne ihtiyaç duyar:

• Kamera: Kitap, demirbaş ve üye kartı barkodlarını okutmak için. Barkod telefonunuzda çözülür; sunucuya yalnızca okunan kod (örneğin demirbaş numarası) gönderilir. Görüntü kaydedilmez ve hiçbir yere gönderilmez. Kamera izni vermezseniz arama kutularını ve elle giriş seçeneğini kullanabilirsiniz.
• İnternet: KütüpLink sunucusuyla şifreli (HTTPS) bağlantı kurmak için.

Mikrofon, konum, rehber veya depolama izni istenmez.

5Amaçlar ve hukuki sebepler

Personel verilerini KVKK'nın 5. maddesindeki şu sebeplere dayanarak işleriz:

• Sözleşmenin kurulması ve ifası: Kurumunuza sunduğumuz kütüphane yönetim hizmetini sağlamak, giriş yapmanızı ve işlem yapmanızı mümkün kılmak.
• Meşru menfaat: Hesap güvenliğini sağlamak, yetkisiz girişi ve kötüye kullanımı önlemek, kurum içinde işlemi kimin yaptığını kayıt altına almak.
• Hukuki yükümlülük: Yetkili kurumların mevzuata uygun talepleri.

Kütüphane kayıtlarının hangi hukuki sebebe dayanarak işleneceğini veri sorumlusu olan kurum belirler. Okullar bu verileri genellikle eğitim ve kütüphane hizmetinin yürütülmesi kapsamında işler.

6Verilerin paylaşılması

Kişisel verileri satmayız, kiralamayız ve reklam amacıyla paylaşmayız. Veriler yalnızca hizmetin çalışması için gerekli olduğu ölçüde şu taraflarca işlenir:

• Kurumunuzun yetkili personeli: Her kurumun verisini yalnızca o kurumun yöneticileri ve yetki verilen alt yöneticileri görebilir. Bir kurum başka bir kurumun kayıtlarına erişemez.
• Barındırma hizmeti sağlayıcısı: Verilerin saklandığı sunucuların sağlayıcısı.
• E-posta gönderim hizmeti: İki adımlı doğrulama kodlarını ve yeni üyelere giriş bilgilerini iletmek için.
• Yetkili kamu kurumları: Yalnızca yasal bir zorunluluk olduğunda.

ISBN ile kitap bilgisi ararken sunucumuz Google Books ve Open Library servislerine yalnızca ISBN numarasını gönderir; bu sorgularda kişisel veri paylaşılmaz.

7Saklama süreleri

Mobil oturum

30 gün kullanılmazsa kendiliğinden sona erer. "Çıkış yap" dediğinizde hemen silinir. Şifrenizi değiştirirken diğer cihazlardaki oturumlarınızı da kapatabilirsiniz.

Doğrulama kodu

5 dakika geçerlidir; kullanıldıktan sonra geçersiz olur.

Hatalı giriş denemeleri

Güvenlik için IP adresi ve e-postanın geri çözülemeyen özeti tutulur; 1 gün içinde silinir.

Personel hesabı ve işlem kayıtları

Kurum hesabı açık olduğu sürece. Hesap kapatıldığında silinir veya anonim hale getirilir.

Kütüphane kayıtları

Kurum bu kayıtları silene veya kurum hesabı kapatılana kadar. Süreyi kurum belirler.

Tema tercihi

Yalnızca cihazınızda; uygulamayı kaldırdığınızda silinir.

8Güvenlik önlemleri

• Uygulama ile sunucu arasındaki tüm iletişim HTTPS ile şifrelenir.
• Oturum anahtarı telefonunuzun güvenli depolama alanında (Android Keystore, iOS Keychain) tutulur. Sunucuda anahtarın kendisi değil, yalnızca geri çözülemeyen özeti saklanır.
• Şifreler geri çözülemeyen biçimde saklanır.
• Tekrarlanan hatalı girişler geçici olarak engellenir; kurum isterse iki adımlı doğrulama kullanılabilir.
• Her istekte, yalnızca ilgili kurumun verisine erişildiği sunucuda kontrol edilir. Alt yöneticiler yalnızca yetki verilen bölümleri görebilir.

Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir. Bir güvenlik ihlali olursa ilgili kurumları ve gerekiyorsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nu mevzuatta öngörülen sürede bilgilendiririz.

9Çocukların verileri

Uygulama, 18 yaş ve üzeri kütüphane personeli tarafından kullanılmak üzere tasarlanmıştır; öğrenciler uygulamaya giriş yapmaz. Okul kütüphanelerinde öğrenci kayıtlarını, veri sorumlusu olan okul sisteme girer. Öğrencilerin ve velilerin bilgilendirilmesi ile gereken hallerde rızalarının alınması okulun sorumluluğundadır. KütüpLink bu verileri reklam, profil çıkarma veya başka bir ticari amaçla kullanmaz.

10Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlendiyse bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini talep etme,
• Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini talep etme.

Talebinizi [email protected] adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. Kütüphane kayıtlarıyla ilgili talepler için önce kaydınızın bulunduğu kuruma başvurun (bkz. Madde 2).

11Hesap ve veri silme

KütüpLink mobil uygulamasında (Google Play'de Inovesapp tarafından yayımlanır) yeni hesap oluşturulamaz; hesaplar KütüpLink web paneli üzerinden açılır. Hesabınızı veya verilerinizin bir kısmını aşağıdaki yollarla sildirebilirsiniz.

Hesabın silinmesi

Alt yönetici hesabı

Kurumunuzun ana yöneticisi, web panelindeki alt yönetici ayarlarından hesabınızı kapatabilir veya silebilir.

Kurum hesabı

Kurum yöneticisi, hesaba kayıtlı e-posta adresinden [email protected] adresine "Hesap silme talebi" konulu bir e-posta gönderir. Kimliğinizi doğruladıktan sonra hesabı ve bağlı verileri en geç 30 gün içinde sileriz ve size bildiririz.

Bu cihazdaki veriler

Profil ekranından "Çıkış yap" dediğinizde oturum bilgileri cihazdan silinir. Uygulamayı kaldırdığınızda uygulamanın cihazdaki tüm verileri de kaldırılır.

Hesabı silmeden verilerin silinmesi

Kurum yöneticisi

Üye, kitap, ödünç ve sayım kayıtlarını web panelinden veya mobil uygulamadan dilediği zaman tek tek silebilir. Silinen kayıt anında kaldırılır.

Öğrenci ve veliler

Kaydınızın bulunduğu okul veya kurumun kütüphanesine başvurun; kurum kaydınızı siler. Kuruma ulaşamazsanız [email protected] adresine yazın, talebinizi kuruma iletir ve takip ederiz.

Personel

Kendi verilerinizin (örneğin işlem kayıtlarında görünen adınızın) silinmesi için [email protected] adresine "Veri silme talebi" konulu e-posta gönderin. Talebinizi en geç 30 gün içinde sonuçlandırırız.

Silinen ve saklanan veriler

Silinen veriler

Kurum hesabı silindiğinde: yönetici ve alt yönetici hesapları, mobil oturumlar, üye kayıtları, katalog, ödünç ve iade kayıtları, sayım kayıtları, işlem kayıtları ve kurum ayarları.

Saklanan veriler

Yalnızca yasal zorunluluk bulunan kayıtlar saklanır: Premium üyelik ödeme kayıtları, Vergi Usul Kanunu gereği 5 yıl boyunca tutulur ve bu süre sonunda silinir. Bunun dışında hiçbir kişisel veri saklanmaz.

Yedekler

Sunucu yedeklerinde kalan kopyalar, yedekleme döngüsü tamamlandığında en geç 30 gün içinde kendiliğinden silinir.

12Değişiklikler ve iletişim

Bu politikayı uygulamada veya hizmette yapılan değişikliklere göre güncelleyebiliriz. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır ve yürürlük tarihi sayfanın başında yer alır. Önemli değişikliklerde kurum yöneticilerini ayrıca bilgilendiririz.